Gemeinsam passen wir Ihr QMS-Handbuch individuell an die Abläufe Ihrer Apotheke an. Grundlage ist eine klare Ordner- und Dokumentenstruktur in der Cloud, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben und das Team jederzeit mit aktuellen Versionen arbeitet.

Struktur in der Cloud

In der Cloud finden Sie in der Regel:

• Handbuch-Ordner (aktuelle, gültige Dokumente)

• Ordner „Neue Dokumente“ (Dokumente in Bearbeitung/Einsteuerung)

• Ordner „Ungültige Dokumente“ (abgelöste Versionen/Archiv)

• QM-Versions-Änderungsliste
  Hier werden alle Änderungen dokumentiert: welche Dokumente neu eingearbeitet, ersetzt oder entfernt wurden.

B.O.L. Hilfen zu Ihrem Handbuch

Im Ordner „B.O.L. Hilfen zu Ihrem Handbuch“ finden Sie:

• einen Bereich für die Kommunikation zwischen Ihnen und der B.O.L. (z. B. Rückfragen, Hinweise, Abstimmungen),

• einen Ordner mit Prüfaufträgen (z. B. welche Dokumente in einem Zeitraum zu prüfen und abzustimmen sind),

• sowie Schulungs- und Anleitungsmaterialien.

Monatliche Abstimmung der Dokumente

Im Rahmen der Betreuung stimmen wir monatlich typischerweise 10 bis 20 Dokumente mit Ihnen ab. Dabei prüfen Sie im Team beispielsweise, ob die beschriebenen Arbeitsschritte in den Arbeitsanweisungen Ihrem tatsächlichen Apothekenalltag entsprechen. Wenn Anpassungen erforderlich sind, markieren Sie die Stellen bzw. geben Hinweise – und wir unterstützen Sie bei der Aktualisierung und sauberen Dokumentenlenkung.

Auch Formblätter (z. B. Protokolle, Nachweise, Checklisten) werden bei Bedarf apothekenindividuell angepasst, damit sie im Alltag praktikabel sind und wirklich genutzt werden.

Schulungen und Anleitungen

Ebenfalls in diesem Ordner finden Sie die QMS-Schulungen für Ihre Mitarbeitenden (zusätzlich auch über YouTube abrufbar) sowie mehrere Anleitungen zur Nutzung der Cloud und zur Anwendung verschiedener Dokumente.

Im Ordner „Handbuch“ finden Sie die zentralen Grundlagen Ihres QM-Handbuchs: das Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis sowie eine Zusammenfassung der Ziele Ihres Qualitätsmanagementsystems.

Darauf aufbauend ist das Handbuch in Kapitel gegliedert:

0. Start

• Checklisten (Einstieg/Überblick)

• Organigramm

• Prozessstruktur / Prozesslandschaft

• rollierende Aufgaben

• Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

1. Managementprozesse

• Arbeitssicherheit

• Personalmanagement

• Hygienemanagement

• Lager-/Bestandsmanagement

• Arzneimittelsicherheit

• Hilfsmittelversorgung / Medizinprodukte

2. Kernleistungsprozesse

• Arzneimittelabgabe

• Arzneimittelberatung

• Rezeptur / Labor (inkl. Defektur, sofern relevant)

3. Unterstützungsprozesse

• Prüfung Fertigarzneimittel

• Informationsmanagement

• Botendienst / Abholautomat / Notfalldienst

• Datenschutz / Datensicherheit

• Betriebswirtschaft

5. Beauftragte

• Dokumente zur Bestellung und Aufgabenbeschreibung der jeweiligen Beauftragten

Optionale Kapitel (bei Bedarf)

4. Spezialisierungen

• Krankenhausversorgung und/oder Heimversorgung und/oder weitere apothekenspezifische Spezialisierungen

6. Versandhandel

• Dokumente und Nachweise rund um Versandprozesse (sofern betrieben)

Individualisierung und Zusammenarbeit

Alle Kapitel, Unterkapitel, Dokumente und Checklisten können apothekenindividuell angepasst werden. Dafür gibt es eine entscheidende Voraussetzung: die aktive Zusammenarbeit zwischen Ihrer Apotheke und der B.O.L.

Mit dem Handbuch der B.O.L. erhalten Sie zunächst eine Grundversion, die als solide Basis für jede Apotheke nutzbar ist. Der entscheidende Mehrwert entsteht jedoch erst durch die konsequente Anpassung an Ihre tatsächlichen Abläufe, Zuständigkeiten und Besonderheiten – und durch die regelmäßige Pflege bei Änderungen.

Wichtig ist daher: Das Handbuch allein – und auch eine monatliche Betreuung ohne konsequente Umsetzung im Team – ist keine automatische Garantie für ein erfolgreiches externes Audit. Entscheidend ist, dass die Inhalte im Alltag gelebt, aktuell gehalten und nachvollziehbar dokumentiert werden. Genau dabei unterstützen wir Sie strukturiert.

Einige Themenbeispiele:

Einmal im Jahr bereiten wir die Audit-Dokumente für unsere Kunden vor. Dieses beinhaltet:

- die Auditplanung

- den Management Report

- die Auditcheckliste Selbstinspektion   und 

- den Abweichungsbericht